第３９卷２Ｏ１Ｏ年８月 增刊１ 石油化工设备 Ｖｏ１．３９ Ｓｕｐｐｌｅｍｅｎｔ １ ＰＥＴＲＯ—ＣＨＥＭＩＣＡＬ ＥＱＵＩＰＭＥＮＴ Ａｕｇ．２０１０ 文章编号：１０００—７４６６（２０１０）增刊１－００６６—０４ 石化企业采购管理系统设计概述 陈小波 （广东新华粤石化股份有限公司，广东茂名 ５２５０００） 摘要：概述了石化企业采购管理系统建设过程中从设计目标到具体的管理模块功能目标的实现过 程，为同行企业采购管理系统建设提供参考意见。 关键词：石化企业；采购管理；系统；设计 中图分类号：ＴＱ ０５０ 文献标志码：Ｂ Ｏｖｅｒｖｉｅｗ ｏｆ Ｐｅｔｒｏｃｈｅｍｉｃａｌ Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ Ｐｕｒｃｈａｓｉｎｇ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ ＣＨＥＮ Ｘｉａｏ－ｂｏ （Ｇｕａｎｇｄｏｎｇ Ｎｅｗ Ｈｕａｙｕｅ Ｐｅｔｒｏｃｈｅｍｉｃａｌ Ｃｏ．Ｌｔｄ．，Ｍａｏｍｉｎｇ ５２５０００，Ｃｈｉｎａ） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｉｓ ａｒｔｉｃｌｅ ｏｕｔｌｉｎｅｓ ｔｈｅ ｐｅｔｒｏｃｈｅｍｉｃａｌ ｉｎｄｕｓｔｒｉｅｓ ａｎｄ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ ｉｎ ｔｈｅ ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｓｙｓｔｅｍ ｆｏｒ ｔｈｅ ｃｏｆｌｓｔｒｕｃｔｉｏｎ ｐｒｏｃｅｓｓ ｆｒｏｍ ｄｅｓｉｇｎ ｔｏ ｔｈｅ ｓｐｅｃｉｆｉｃ ｏｆ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｍｏｄ— ｕｌｅ ｔｏ ｅｓｔａｂｌｉｓｈ ｔｈｅ ｐｒｏｃｅｓｓ ｏｆ ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｓｙｓｔｅｍ，ｗｈｉｃｈ ｐｒｏｖｉｄｅｓ ａ ｒｅｆｅｒｅｎｃｅ ｆｏｒ ｔｈｅ ｂｕｉｌｄｉｎｇ ｏｆ ｐｅｅｒ ｃｏｍｐａｎｉｅｓ． ３．５排出关联序 参考文献： 按照式（６）可得 一０．６５６ ３、ｙ。 ＝０．６５５ ３、 Ｅ１］邓聚龙．灰理论基础［Ｍ］．武汉：华中科技大学出版社， ｙ。３＝：：０．８１３ ３、 ４—０．７０７ ９、 ５：０．６７１ ７、ｙｏ６— ２０Ｏ２． ０．６５７ ３、Ｙ０ ＝０．８１０ ７。对其排列，可得７。。＞），。７＞ ￣２３李瑰贤，于广滨，孙瑜．基于灰色关联的微小型活齿 传动模糊故障树分析ＥＪ］．中国工程机械学报，２００６，４ ｙ０４＞ｙｏ５＞ｙ０６＞ｙ。１＞ｙ０２。 （２）：１２７—１３２． 由此可知，造成管线失效的７种故障模式发生 ［３］孟范栋，李斌．基于故障树与灰关联分析的鱼雷故障 的可能性大小的顺序依次为｛Ｘ。）、｛ｘ ）、｛ｘ ）、 诊断ＥＪ］．鱼雷技术，２００６，１４（４）．５６—５８． ｛Ｘ ）、｛Ｘ ｝、｛Ｘ ｝、｛Ｘ ）。 Ｅ４］梅振国．灰色绝对关联度及其计算方法ＥＪ］．系统工程， ４ 结语 １９９２，１ｏ（５）：４３—４４． Ｅｓ］ 聂廷哲，段常贵．天然气长输管道可靠性故障树模糊分 文中将灰色系统理论中的灰关联分析应用于管 析ＩＪ］．油气储运，２００３，２２（６）：４４—４６． 道故障树分析，利用绝对关联度计算方法，对由最小 ［６３俞树荣，杨慧来．长输管道的模糊可靠度研究［Ｊ］．石 割集组成的故障模式的发生可能性大小进行排序。 油化工设备，２００９，３８（１）：３６－３９． 通过分析得出，影响管道失效的主要原因为腐蚀和 ［７］刘展，王智平，俞树荣，等．基于灰色理论的压力管道 风险分析技术研究～—压力管道风险管理理论及其关 自然灾害及施工缺陷，其中腐蚀和自然灾害是主要 键技术研究（４）＿Ｊ］．石油化工设备，２００８，３７（２）：１－５． 的外界因素，施工缺陷是人为失误的主要原因。管 ［８３董玉华，高惠临，周敬恩，等．长输管线失效状况模糊故 道维修管理人员可根据此研究得出的理论依据有针 障树分析方法［Ｊ］．石油学报，２００２，（Ｏ４）：９６—１００，１０． 对性地加以完善和改进。 （许编） 收稿Ｅｔ期：２０１０—０３—１２ 作者简介：陈小波（１９８３一），男，湖南邵阳人，工程师，学士，从事企业信息化建设及网络安全管理。 增刊１ 陈小波：石化企业采购管理系统设计概述 Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｐｅｔｒｏｃｈｅｍｉｃａｌ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ；ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ；ｓｙｓｔｅｍ；ｄｅｓｉｇｎ 采购管理是企业管理中的重要部分，笔者以本 公司建设采购管理系统为契机，综合分析了当今国 内石化行业企业采购管理的管理流程及管理重点和 难点，总结了石化企业采购管理系统需要满足的功 能，为同行企业提供有价值的参考＿】 。 １ 采购管理系统管理目标 ①对各种采购合同的执行情况进行全程动态跟 踪，使相关人员能及时了解采购合同的执行状态。 对即将到期的质保金进行自动预警，使到期的质保 金能及时得到支付，提高企业的信誉度。②根据供 应商提供的价格折扣信息，结合物料需求计划、库存 情况，运用经济批量订货法模型，由系统自动制定合 理的采购计划，从而最大限度地降低采购成本。③ 对供应商进行选择、考核和管理，掌握供应商的生 产、销售情况，尽量减少商务过程中信息不对称的不 利现象。根据供应商的历史供应情况，由系统按价 格、质量、服务等指标对供应商进行自动考核，为供 应商管理与激励提供科学依据。④对各部门提出的 采购计划、实际领用情况进行综合分析，为部门考核 提供依据。 ２采购管理系统解决要点 ①采购管理。指处理与采购过程有关的所有业 务活动，主要包括采购业务管理、采购跟踪和应付账 款管理。②采购策略管理。指科学地制定采购策 略，主要包括采购策略制定、采购分析。③供应商管 理。指对供应商的选择、考核和管理，主要包括供应 商档案管理、供应商评估及供应商考核。 ３采购管理系统功能模块及模块功能 ３．１ 月采购计划管理 包括备品备件采购计划、低值易耗品采购计划、 原材料采购计划、采购计划分配及采购计划跟踪等 内容。 ３．２供应商管理 （１）供应商档案 本功能用于对企业的供应商 信息进行维护，包括供应商记录的增加、修改、删除。 （２）货源清单 记录主要供应商所提供的物料 信息，当需要采购某种物料时，可以根据物料查询提 供此种物料的供应商，方便询价。 （３）货源清单列表列表显示货源清单，可以按 供应商查询供应商提供的物料，也可以按物料查询 提供此物料的供应商。 （４）供应商评估企业为保证货源供应，需要定 期开发新的供应商，需要经常对合格供应商进行综 合评估，需要对合格供应商定期复审，实行动态管 理，对不符合评定内容的供应商取消其合格供货资 格，保证供应商具有满足本公司规定要求的资质和 能力。供应商的评估指标包括采购合同执行率、供 应商产品的不良品率、供应商产品价格优惠率、经营 状态、利用率、依赖性、交易年限以及年购销金额。 ３．３ 采购资金预算 采购管理系统根据最新成本价和标准价２种价 格对已经制订的采购计划估算采购金额，这是采购 计划汇总数据经过供应部有关领导审批时的重要参 考，也是财务部门筹划采购资金的重要依据。 ３．４ 采购价格管理 化工企业的采购价格管理有限价采购、比价采 购、按质论价和供应商定价４种形式。 限价采购是对常用物资，只要不超过系统规定 的最高限价，在任一家合格供应商处购买均可。哪 些物资要限价控制，可以进行定义。 比价采购是对某些一次性采购、专用设备、关键 设备或金额比较大的采购等采用的模式，系统提供 询价比价功能。首先列出采购方式为比价采购的采 购计划，然后做采购询价单。将每个供应商的报价 数据录入到采购管理模块中，采购管理模块会自动 对不同供应商的报价进行比较，采购员预选其中一 家，申报给上级主管，经过多级审批，最后选中一家 供应商。采购管理系统记录整个询价、报价、比价、 预选以及确定供应商的全过程，为以后的财务审计 提供参考和追溯。 对大宗、矿物质等质量不太稳定、企业需求量较 大的原材料，一般采用按质论价模式。 供应商定价是指对强势供应商、短缺物资采用 的模式，由于无法进行限价等控制，所以制作订单时 没有。 ３．５ 采购订单及跟踪 将目前的ＶＩ头协议、正式订单、非正式订单全 部以订单（包括标准采购订单、外部服务采购订单 及委外订单）形式录入到采购管理系统中，对及时 跟踪订货和追溯历史成交记录以及统计分析都很 石油化工设备 ２０１０年第３９卷 有必要，主要业务包括制作订单、订单跟踪、订单 文本打印。 购订单中。备品备件上的货物金额、税额明细 可以自动完成汇总，与客户汇总数据保持一致。 采购是业务系统联系财务系统的重要桥梁，结 ３．６原料过磅与报检 对于需要过磅的原材料，采购管理系统提供地 磅与采购收料的无缝连接，采购管理可以自动从地 磅衡上读出过磅货物的毛重、皮重，自动生成原料报 检单。过磅后，取样人员在报检单上填写样品号，质 检员可立刻接收到该报检单，将样品化验。对于由 算以后的可以自动传递到应付系统并形成应付 帐款。 ３．１Ｏ 结算和差异处理 录入采购管理系统后，系统会将其和入库 单进行结算，计算材料入库成本。系统要支持货物 管道进入的原材料，如石化管道提供的产品，报检时 可以随时查询罐区内各储罐的库容、库存和质量指 标，方便库管员决定原料进入何储罐。采购员或库 管员在采购管理中做报检单，取样员马上可以去采 样。对于不需要过磅的材料、设备，由采购员填写报 检单。 ３．７原料检验和入库 采购管理对进入企业的材料分３个检验等级， 即强检、弱检和不检。原料属于强检范围。采购管 理中定义了每种原材料的质检指标、依据原始数据 计算质检指标的计算公式以及质量判定标准，化验 人员将原始化验记录录入到采购管理中，采购管理 自动判定本批次原料是否合格。如果合格，仓库可 以看到该笔入库物料信息，办理入库。如果不合格， 采购管理系统会提供不合格品处理流程。采购管理 系统会控制只有多部门核准同意让步接收的物料方 可办理入库，不合格报告单上记录了不合格指标，原 料使用部门可以进行工艺参考。原料入库后，采购 管理系统自动更新仓库、各储罐的库存量，并更新各 储罐内原料的质检指标。 ３．８备品备件入库 重要设备属于弱检范围，即仓库管理员通知专 业技术人员进行专业检验，比如试压、试水等检验。 普通的备品备件，属于不用检验的范围，只要有合格 证即可。办理入库时，根据对方的送货清单，库管员 引用企业供应部下的订单直接做采购入库单。办理 入库后，库存量自动更新。 ３．９采购 材料入库之后，供应商需提供采购。采购 包括、（蓝／红字）、普通 、普通（蓝／红字）及费用（蓝／红字）。 采购由采购业务员录入，或由供应部专门的信 息员录入。录入时引用采购订单，所需的所有 的物料名称、单价、金额、税额等均可从订单中查出， 保存后，采购管理系统会将数量回填到采 供应商、提供商和运输服务商３方结算，支持费 用与货物的同时结算，也支持费用事后结算。支持 与入库数量不一致的处理，解决方案是合理损 耗和非合理损耗。支持工程自动按货款＋税款 记人材料成本。结算可以由采购员、供应部信 息员、材料会计或仓库保管员来操作，结算完成后可 以马上打印输出材料入库单，并随时查询最新的材 料入库单价。 ３．１ｌ 付款申请 根据与用户签定的采购订单约定查询到货情 况，采购员在采购管理中引用订单做付款申请。该 申请经多级审批后，送达财务，财务依此付款。财务 引用该付款申请做付款单，财务付款后，自动将付款 金额反馈到订单，并直接冲销该供应商的应付帐款。 ３．１２ 采购单证审批 依据物料需求、采购计划、采购订单、付款申请 等单据，均能定义审批条件和审批流程。采购管理 系统将自动根据符合审批条件的单证按审批流程发 送到审批者的电脑桌面上、ＭＡＩＬ中或手机上。审 批流程还提供一些必审、可流转等状态，而且可 以定制发送对象、发送时机和发送周期。 ３．１３关联信息查询 可实时查询各分厂、各仓库、各储罐的所有物资 库存，查询各材料、各批次、各储罐的原料质量单和 总体状况，实时查询各部门的物料需求计划，实时查 询各供应商应付帐款明细、财务应付余额信息，查询 每厂、每日原料进厂过磅明细和汇总情况。 ３．１４统计分析 （１）采购收料统计表 依据收料通知单统计某 时间范围内、某供应商、某物料应到货数量、实际收 到的数量。该报表用来反映任意时间采购物资的入 库情况。 （２）采购统计表 根据审批过的采购， 以供应商和物料作为汇总条件，统计某时问范围内、 某供应商、某物料的入库数量、金额、平均单价、税额 增刊１ 陈小波：石化企业采购管理系统设计概述 以及价税合计情况。该报表可反映出已经结算的物 料资金占用情况。 （３）在途统计表 在途货物统计表是根据没有 结算的采购产生的，用来统计采购物料的在途 情况，反映在途货物的资金占用情况，帮助企业全面 了解采购资金的分布情况，催促采购员限期采购，催 促供应商准时交货。 （４）综合统计分析 采购综合统计表是将采购 业务发生的采购收料、采购等情况按供应商、采 购部门、业务员、物料进行统计。利用该统计表功 能，可以查询到某ＩＥｌ为止向某供应商采购各种货物 的收料情况，可以查询某业务员到某日为止采购的 所有货物的情况。 （５）采购订单物料分析表根据采购合同，分析 某种货物不同供应商采购的数量、实际供货价格，评 判从某供应商采购的物料占用整个采购资金的比例 情况。 （６）供应商价格对比分析 根据，对某种 货物各供应商实际供货价格进行对比分析。在进 行物料价格分析时，可以由用户根据企业需要任 意输入过滤条件，根据这些条件筛选出所需要的 数据。 （７）采购价格趋势分析 提供某供应商供应某 指定原料在不同时间的实际采购价格的变化趋势， 提供本期和以前历史月份比较、本期和上年平均采 购价格对比分析、报表和图形分析功能。 （８）采购资金比重分析根据采购，进行某 段时期内各种货物占用采购资金比重分析。 （９）物料价格对比分析根据货物、运费发 票，对某段日期范围内采购物料的实际采购价格与 计划价格进行对比分析，对同一种物料不同月份的 采购价格进行趋势分析。在进行物料价格分析时， 可以由用户根据企业需要任意输入过滤条件，根据 这些条件筛选出所需要的数据。 （１０）采购费用分析采购费用占用分析是根据 采购，进行某段时期内各种采购费用占所购货 物比重分析。 （１１）物资采购台帐 帮助采购员管理物资采购 的货款、订货数量、采购费用、到货日期、实际单价以 及付款方式等情况。物资采购台帐要区分生产、项 目、技措、大修类物资。 （１２）物资供应计划准确率分析物资供应准确 率用来对采购计划的执行状况和管理水平进行综合 评价，可以按照物料、部门以及物资供应角度进行考 核。某种物料计划准确率越趋向ｏ，则准确率越高。 物资供应率越趋向于０，则准确率越高。其中物资 供应率大于０，表示供应过多；物资供应率小于０，表 示供应不足。 （１３）物资采购成本分析物资采购成本分析通 过物料采购成本降低率、物料损耗率等指标的量化 来比较同一物料不同期间采购成本的对比情况。系 统提供了本期计划和实际采购成本对比分析，提供 了本期与以前月份采购成本比较，提供本期与上年 同期平均采购成本比较，可准确反映采购成本的变 化趋势，掌握采购资金的节约与超支情况。 ４ 结语 尽管石化行业产业链较长而石化企业产品不尽 然相同，但在基本的采购流程方面大致相似。文中 所述采购管理系统功能基本能揽括大部分石化企业 的采购业务，对提高石化行业采购管理水平具有积 极意义。 参考文献： ［１］Ｓｔｅｐｈｅｎ Ｒ．Ｏｂｊｅｃｔ—Ｏｒｉｅｎｔｅｄ ａｎｄ Ｃｌａｓｓｉｃａｌ Ｓｏｆｔｗａｒｅ Ｅｎ— ｇｉｎｅｅｒｉｎｇ（５ｔｈ Ｅｄｉｔｉｏｎ）［Ｍ］．北京：机械工业出版社， ２００３． ［２］ 沈顺成，唐超，余鑫．石化企业设备维修数据多视 角管理［３３．石油化工设备，２００９，３８（增）：５９—６２． ［３］邓清华，刘传平．中小企业信息化初探ｌ－Ｊ］．江苏煤 炭，２００４，（３）：１０７—１０８． ［４］陈小波，夏丹，陈江东．企业信息化建设中的难点 及解决对策［Ｊ］．石油化工设备，２００８，３７（增）：５９～６１． ［５］叶健．安庆石化企业的供应商管理［Ｊ］．物流技术， ２００６，２５（５）：９６—９９． Ｅ６］刘秀英，邓腾，胡兆吉．流程工业在用设备计算机辅 助管理系统的研究与发展［Ｊ］．石油化工设备，２．００７，３６ （２）：５４—５８． ［７］关雪峰，冯鹏程．石油企业挖潜增效前沿理论系列之 ５信息化并非万灵法宝［Ｊ］．中国石油石化，２００８，（２１）： ８２—８３． ［８］李奇．工程项目材料选择及控制［Ｊ］．石油化工设备， ２００８，３７（３）：９４—９６． ［９］乔 亮．石化企业设备管理与企业管理的几点思考 ［Ｊ］．石油化工技术经济，２００５，（５）：５８—６２． ［１Ｏ］盂庆峰，索 艳，赵光辉，等．炼化企业ＥＰＣ工程总承 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