浅谈办公室文件资料信息化管理

郭永锐

摘要：目前，随着计算机行业的不断发展，给各个行业都带来了非常大的变化。科学技术的不断进步，把办公室的资料管理工作推向了现代化的管理模式。办公室的文件资料从最一开始的传统手工操作，慢慢的向以计算机为中心的机构化、自动化、科学化的方向迈进，将文件的资料管理工作实现信息化以及现代化的管理模式。关键词：文件资料；信息化；管理

一个单位要想稳定高效的发展，办公室的档案文件管理是十分关键的。建立出系统、科学以及民主的档案管理制度对企业未来的发展有着非常大的影响。企业以及事业单位建立规范的档案数字化管理工作，就是遵循的规范化的质量以及效率，满足事业单位标准化、科学化的需求。

一、文件资料管理的现状

目前，办公自动化的程序在不断的提高，需要归档的文件数也在一天天的增加，在办公室中，一些管理层和部门之间经常需要对档案文件的利用。目前，出现了一些跨区域、远程操作办公等一些新型应用模式，随着这些快捷应用模式的出现，之前旧的管理方法已经不再适用于现代的管理中，对于出现的一些问题，也不能给予很好的解决办法。

（1）随着办公自动化的不断完善，需要归档的文件就变得特别的多，在传统的管理方法上面对这种现象操作起来就会比较的困难，随之就会导致一些问题的出现，文件的数量逐渐增加、储存、保管、维护等各个方面都会发生问题。

（2）传统的文件资料管理方法，还会导致在查找资料的时候比较的困难。随着归档文件资料的不断增加，在查找资料时，如果只是靠手工检索的话，这样就会消耗掉很多的人力以及物力，并且在查找资料时会浪费大量的时间，再加上检索的工具不完善，要想找到自己想到的一份资料，耗损非常的大，并且在查找的过程中也是十分的困难。

（3）因为需要归档的资料在传统的管理方法中，所储存的数量是有限的，这就导致在储存的方面受到了约束，最后可能会导致很多人都在借同一份资料，这样就大部分的人就需要等，使工作的效率大大的降低。使用的人太多，所要服务的工作量就会加大。

（4）在传统的存储方法中，都是以纸介质的存储方式，这种方式受到了非常严重的制约，非常的不适合远程的使用，并且在使用的过程当中，因为一些其他方面的因素，可能使资料会发生一些破损的现象，这样就对资料的完整性带来了破坏。

（5）因为在传统的资料管理中，大多数的使用资料采取的方法都是手工摘抄的方式，这样就严重的影响了归档文件的使用效率。

总而言之，在以上出现的这些问题中，传统的管理方式是不能够满足现代的管理需求的，要想解决这些问题，就必须要采用先进的技术以及手段，对于基础的工作进行加强管理，采用现代化的管理模式，这样才能对这些问题进行很好的解决。

二、文件资料管理信息化

在文件的管理中，资料管理的标准化是十分的重要的，其管理的现代化以及信息化都有着十分密切的联系。标准化是整个文件整理的核心内容，同时也结合了计算机技术和通讯技术的特性，最终实现文件资料信息传递的网络化，关于这些信技术的应用，可以很好的为文件资料的储存、检索以及利用开拓出了非常广阔的应用前景。如今，在实现文件资

料信息化管理上，经常涉及到的两个方案分别是电子文档的标准化和编目检索。

（一）对现有纸质文件资料的处理

因为长期的使用传统的文件资料管理模式，所以就导致在现在的资料中，很多都是以纸质的形式进行存放的。要想对这些资料实行信息化的管理，那么首先就要对这些资料做适当的档案数字化管理工作进行处理，其中比较适合的方法是扫描方法，将这些纸质的资料进行扫面，把纸面的文字转换到电脑上，经过处理后在将这些照片格式的文件转化成PDF，PDF这种文件格式可以很好的对一些文档进行转换，实现文件格式类型的统一标准。

（二）对电子文件进行编目检索

运用多功能的方式来实现计算机的自动编目，在一些程序上能够将之前比较传统的手工编写模式给替换掉，能够使机读目录在运用时更加的灵活方便。所以，编目人员在进行新技术的学习时，对自身的观念也要求不断地进行更新，在参照编目标准的同时，也不能太局限于之前的传统模式，在手工表目标的基础上能够过有所突破和创新，根据具体的信息，检索点等一些关键部分，将手工编目顺利的转换为计算机编目，结合一些实际中的情况，不断地从中发现问题，并对这些问题就行合理的解决，对于计算机编目的完善有着非常大的作用。

三、文件资料信息化管理面临的一些问题（一）电子文件信息的易变性

对于电子的文件进行修改是十分的简单的，且在修改了之后对于一些修改的痕迹不容易发现。如果对于文件没有做好备份，在修改了之后可能就会造成文件的丢失。所以，在实际的应用过程当中，一定要加强文件的备份管理工作，保证文件资料的真实性不会受到破坏。

（二）电子文件信息的安全性

电子文件在进行传递的过程中，因为网络的开放性的一些特性，会导致文件在进行传递的过程中出现失密的现象。所以，对于一些机密的文件，一定要采取加密的方式进行处理。

四、结语

在文件的管理工作中，文件资料管理的信息化是一个全新的阶段，我们只有在过程中不断地去研究、分析、总结出各种问题，并对这些出现的问题采取有效的方法及时改进，才能使文件资料管理的信息化在未来的道路上能够更好更快的发展。

参考文献

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[2]李钰.中外合作办学模式下高校档案管理研究[D].苏州大学,2013.[3]牛小娜.我国高校基建档案管理现状研究[D].安徽大学,2016.

（作者单位：河南省高速公路联网监控收费通信服务有限公司）

2017. 1（下） 现代国企研究

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