档案统计工作的内容与意义分析研究 林春陶 （吉林省大安市医疗保险经办中心，吉林大安１３１３００） ［摘要］ 信息时代的到来对于档案管理的要求也越来越严格，档案统计工作对于干部的选拔任用和文件资料的 保存具有特别重要的意义。对此，本文认真分析研究了档案统计工作的内容、意义、方法、步骤和要求进行了分析研 究，以便进一步地为档案管理工作提供可借鉴的资料。 ［关键词］ 档案统计工作；档案统计；统计调查；档案；统计 档案统计是按照国家档案统计制度，对档案工作领域中的 ３．２档案统计的要求。档案统计作为获取反馈信息的手段， 各种现象的数量关系进行调查、分析和研究，从而提示档案管 要求统计对象恰当，统计数据准确、全面、系统，统计方法和 理的现状及一同规律。 统计指标科学、合理。（１）统计对象恰当。档案统计的对象应 １、档案统计工作的内容 选择能够确实反映档案工作情况的基本方面和关键因素，如： 根据档案管理工作的相关要求与具体内容分析研究，目 馆藏档案数量和质量、档案建筑与设备、档案工作机构的数量 前，我国档案统计工作分为４个层次的内容： 和状态、档案人员的年龄和学历、档案事业经费、档案利用情 １．１全国档案工作基本情况统计。该项统计由国家档案局 况，等等；（２）统计数据准确、全面、系统，统计数据的准确 组织，国家统计局指导监督，已经纳入国民经济和社会发展统 性是档案统计的基本要求，必须实事求是，获得准确的统计数 计指标体系之中。 据。统计资料必须系统、全面，切忌零碎不全。只有从系统的 １．２专业系统档案工作基本情况统计。由国家专业主管机 统计资料中，才能总结出档案工作的规律性；（３）统计方法和 关组织。 统计指标科学、合理。应用科学的统计方法搜集、整理、分析 １．３地方档案工作基本情况统计。由地方档案行政管理机 数据和资料，制定规范化的统计报表，规定统一的格式和标准， 关组织。 明确统计的范围、内容和要求，合理设计统计指标体系。 １．４档案馆（室）档案工作情况统计。由各档案馆（室） ３－３档案统计指标。档案统计指标，是反映档案及档案工 自行组织进行。 作现象的数量特征。如全宗教、利用人次、检索效率：（１）档 上述４个层次中，前３个层次属于宏观层面的档案事业状 案统计指标的种类。根据档案管理和研究目的的不同，档案统 况统计，是对各级各类档案部门的机构设置、人员、设备、库 计指标分成不同的种类：一是按统计指标的内容，分为管理善 房、财务、馆藏规模及管理水平等情况的统计。这类统计反映 指标和利用指标。档案管理善指标包括：馆藏量、全宗教、档 了全国、各地区、各个专业系统档案事业的发展水平。 案整理状况、档案鉴定情况、档案流动情况等；利用指标包括： 第４个层次是对某一档案机构内部进行的微观层面的统 利用人次、利用案卷数、利用率、检全率、检准率等；二是按 计，主要针对档案管理活动各个方面进行统计。主要包括：馆 统计指标的性质，分为数量指标和质量指标。数量指标是反映 藏量统计、档案构成状况统计、档案利用状况统计、档案过户 档案、档案工作规模及总体数量多少的统计指标，具有实体计 统计等。这类统计具体反映了档案管理活动的基本情况及档案 量单位，如档案人员数、保存档案数、库房面积等；质量指标 工作的发展规律。 是反映档案工作现象相对水平或质量的统计指标，如保存和销 ２、档案统计工作的意义 毁案卷的比例、年利用率、检索效率等；三是按统计指标的表 ２．１档案统计工作以表册、数字等形式，揭示档案和档案工 现形式，分为总量指标、相对指标、平均指标。总量指标是反 作有关情况及发展规律，实行定量管理与定性管理相结合，使档 映档案及档案工作总体现现象规模的统计指标，以绝对数的形 案管理计量化、精确化，对于提高档案管理水平有重要的作用。 式表现，如案卷数、库房面积等，反映全国或某一地区、某一 ２．２档案统计可以准确反映各级档案部门工作的真实状 部门在一定时期内档案工作的规模或水平；相对指标是两个有 况，便于更好地了解和掌握档案事业的规模和档案工作水平， 联系的总量指标相比较的结果，用相对数来表示，如电子文件 从而对各级档案部门的工作进行分类指导、监督和检查。 在馆藏中的比例，档案利用率等；平均指标是按某个数量标志 ２．３档案统计能系统反映档案的数量、增长速度、馆藏档 说明总体单位的平均水平，如平均复制量、年平均整理案卷数 案的状况、档案利用频率等发展趋势，以及人力财力的需求量， 量等；（２）档案统计指标体系及设计要求。各种统计指标不是 可以为制定档案工作方针、、档案事业发展规划以及档案 孤立的，而是互有联系的，如总量指标常与数量指标相一致， 的科学管理提供依据。 质量指标常用相对数、平均数表示。利用统计指标中相对指标、 ３、档案统计的步骤与要求 平均指标用得较多，而总量指标又是计算相对指标和平均指标 ３．１档案统计的步骤。档案统计步骤依次包括：统计调查、 的前提和基础。若干个互有联系的统计指标相结合就构成了档 统计整理和统计分析。（１）统计调查。统计调查的目的在于获 案统计指标体系。用一系列反映档案工作相互联系的统计指标 取大量的材料，其基本形式有统计报表和专门调查两种：一是 体系来揭示档案管理的整体运动状况，才能比较真实、全面地 统计报表。统计报表是下级档案管理机关和档案馆（室）按照 反映档案工作实际情况，使统计资料更为确切可靠。档案统计 统一的规定向上级机关以表的形式定期报送文件，是档案统计 指标的设计要求如下：一是要反映我国档案事业的发展现状和 中最基本、最经常的一种形式。也是档案统计工作的一项制度； 特点，适应我国档案管理的原则，统计内容要尽可能全面反映 二是专门调查。专门调查是根据一定的目的和要求临时组织起 我国档案工作状况；二是要符合档案工作本身的性质、特点和 来的调查，是统计报表的一种补充形式；（２）统计整理。统计 运动规律；三是要考虑到管理的要求或研究的目的，使统计指 调查获得的资料是分散的、大量的、原始的，为了使这些资料 标体系具有实用性；四是从整体和全局考虑各个档案统计指标 系统反映档案工作情况，必须对它们进行整理，其结果是形成 之问的联系，形成一套多层次、多系统的统计指标群，以便全 了各种统计表；（３）统计分析。统计分析是对整理出的资料进 面描述档案工作现象和过程的各个方面。 行分析研究，从中发现和总结具有典型性的经验教训，掌握不 参考文献 问时期档案工作的发展水平，以便进一步提高档案管理水平。 …肖秋惠．档案管理概ｉ４５－［Ｍ］．武汉大学出版社，２００９． ４８作者简介：林春陶（１９７４），男，吉林省大安市医疗保险经办中心，研究方向：档案管理。
