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做好乡镇档案工作规范化管理的实践探索
作者：刘继强
来源：《商情》2020年第05期
【摘要】乡镇档案规范化规管理，是进一步推动乡镇发展的重要部分。由于长期不够重视档案管理工作，缺少投入，以及落后陈旧的模式，抑制了乡镇档案规范化管理的发展。对于在工作出现的一系列问题，本文给出了相应的解决方案，旨在为乡镇档案规范化管理给予理论帮助。
【关键词】乡镇档案; 規范化管理; 资源投入
引言：对于各级地方管理工作来说，档案有着重要的作用，是历史信息的遗存。然而有一些基层部门，档案管理工作低质低效，经调查，其原因是在管理意识和手段上存在着缺陷，造成管理工作缺乏一定的规范与系统性。有效的实行档案管理规范化成为了乡镇基层管理工作中的必不可少的一部分。
一、乡镇档案工作规范化管理的重要意义
档案管理工作有着持续性、长期性的本质特点，是历史信息记录的载体，作用是存凭、留史。档案对于各个行业来说，都至关重要。基于乡镇的档案管理，记录了时代发展、变迁，也展现了不同时期、不同工作中存在的各种问题。人们可以从中参照历史，吸取正确经验，避免错误再次发生。所以，乡镇档案规范化管理具有凸出的指导与甄别作用。 二、乡镇档案工作规范化中存在的问题 （一）重视程度欠缺
大部分人认为，档案管理是一件费力不讨好的工作，其需要管理者非常细心，并要投入大量的时间和经历，但最终取得的成效可能甚微。在基层单位，乡镇管理档案工作人员认为其工作内容，就是把资料放进档案袋里，完全忽略了此过程中需要遵循的规律，对资料档案的收集时间与范畴也没有明确的认知。 （二）资源投入欠缺
在错误理念指导下，部分乡镇在管理档案工作上，缺少资源投入，包括：资金、工作人员以及技术。很多乡镇把档案管理工作放在最末位，甚至有一些地方都没有设立专门的档案办公室，而是随意找一个箱柜，用来存放档案资料，无专人看管，如此一来，乡镇档案管理工作不仅得不到规范化的管理，也缺少最基础的安全性、完整性。
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（三）管理水平欠缺
由于档案管理工作不受重视，在管理模式上，十分陈旧、落后。例如：在防御方面：温度、湿度、防虫、防霉，均力所不及，容易造成档案霉变，虫蛀等，直接影响档案的寿命。而在档案管理人员方面，素质普遍偏低，难以接受新方法、新技术和新模式，思想保守，观念陈旧，难以跟得上时代前进的脚步。由于不受重视，归档的标准也是参差不齐，有的案卷题目不完整或者是没有题目，又过于强调其保密性，导致一些档案被常年尘封，不被利用。 三、乡镇档案工作规范化的策略 （一）改变思想观念
各级有关部门应该大力宣传《中华民共和国档案法》，可以选择被人容易接受的、简单富有娱乐性的方式，例如，微信公众号、彩色海报、问卷调查等。通过各种宣传方式，强化整个社会的法制观念，让人们意识到档案管理的重要性，各地基层也应该将其结合到日常的工作中，对其管理工作起到检查、督促的作用，逐渐把细节性的问题纳入到法制轨道，让人们做到有法可依、有法必依。 （二）加大资源投入
首先，要对档案室阵地建设加大力度，尽力实现办公自动数字化。档案阵地应具有高标准特点，结合库房和阅览室，整体面积扩大。在装备上：配置安装高档资料架、电脑、复印打印机等。辅助设备：配置空调、灭火器、湿度计、消毒器具等。达到“九防”要求，为做好档案规范管理工作夯实基础。
其次，在人员资源投入上也要加大力度，需要有领导带好头，抽调专业人员，带领其共同对档案进行整理。据有关单位统计数据显示：一基层单位，利用20天时间，完成了12年的，440档档案的整理及录入，梳理了卷内目录3520条，并将全部档案移交于上级档案局。与此同时，此单位利用一个月的时间，将近五年的以及之前的老旧档案，按照档案年限、类型进行了重新整理。为了抓好档案规范化管理，每一个部门、科室都应该安排一名专业的档案管理人员，集中并规范的对档案进行整理，达到整体的规范性。
最后，注重档案管理的长效性，进一步推进档案管理的规范化。为了保证档案管理工作的有效运转，制定制度势在必行，体现在档案统计、保管、保密、归档、查阅、设备维护等方面，从而可以抑制由于管理不当造所成档案的丢失。同时，要加强对档案管理人员的专业知识的培训，制定相应的考核制度，并且要加强人员岗位职责的建设，执行贯彻《中华人民共和国档案法》的方针，按照相关法定法规，加强对档案管理工作的管理和检查，使管理更专业、科学、规范化。
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（三）提升管理水平
为了提高乡镇档案管理工作的质量，使档案管理规范化建设加速进行，乡镇应该组建一个档案管理的专业人员团队，由领导作为组长，起带头作用，选择素质高、责任心强、工作能力高的同志作为专门的档案管理员，从而保证档案管理工作的顺利进行，并且不断完善。可以不定期的召开会议，全面布置安排档案管理的有关工作事项，要求各个有关部门自动、自觉的做好档案收集、管理、提交等工作，进一步促进档案管理的规范化。 四、积极推进现代化管理及拓展
为提高乡镇档案规范化管理的建设，让群众更方便、迅速的查阅，档案室全部实现了全自动数字化，实现了快速准确有效的查阅，同时镇、社保局等一些部门的档案管理部门也陆续实现了自动化，开放性的文件可以全文扫描阅读，利用先进的互联网功能，可以得知一些先进农业技术信息、惠民、国家新进等，这样农民不出村就可以了解到全部的档案信息。 五、总结
乡镇档案管理规范化不足的原因不仅是由于在缺乏基础设施建设和资源投入，还有长期的思想上不重视此工作。因此，要改变现有的局面，必须首先在理念上进行改观，摒弃老旧的传统意识，认识到乡镇基层档案管理规范化的重要性，做到与时代相结合，与新的科学技术相结合，实现档案管理数字化。实现管理观念、思想得到更进一步的优化，是规范化管理改革的重要一步，也是基层管理工作的实现提升的必经之路。 参考文献：
[1]范菊珍.做好乡镇档案工作规范化管理的实践探索[J].管理观察，2019，（13）：70-71. [2]翟华栋，陈凡锋.抓投入; 强管理; 重长效; 倾力打造一流规范化乡镇档案工作[J].办公室业务，2016，（22）：72.
