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商务部工作管理流程
商务部门的工作主要可以分为两大板块：外联：和客户进行业务交流,合同管理及执行收付款；内勤：对项目进度和计划进行跟踪协调,收集相应项目信息,及时给相关部门及领导提供书面资料。 一、编制目的：
本流程用于规范项目的追踪、联系、洽谈、承接等商务活动,分为工程信息追踪阶段、投标竞标阶段、合同谈判签约等各阶段,旨在通过商务管理工作的系统化、程序化、标准化和数据化,达到规避企业运行风险、提高工作效率的目的。 二、适用范围：
本流程适用于公司承接的全部工程项目。 三、具体内容及要求： 〔一信息收集管理
1、初始信息获取的渠道包括但不限于：国家及省市国土、规划、建设、等部门、招标信息网站、有关学会协会、报刊杂志、个人关系网络、相关社会资源〔如老客户、招标代理单位、各类咨询单位等,对有关、招投标项目等信息及时汇总,逐级上报。
2、为了保证项目承揽的连续性,各设计部门、商务人员及设计人员应及时将有关客户信息包括单位名称、地址、邮编、联系电话等汇总至商务部,建立客户数据库,便于业务联系和回访。
信息跟踪处理流程
信息总经理 分管商务领导 商务部 其它部门 1 / 7
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收集筛选阶段 信 息 收 集 信息登记、立项审查〔项目规模、信息来源、合作单位基本信 审查 确定一般和重点跟踪信息及项目跟踪负责人 信息跟踪阶段 审查 审查 其他部门 配合跟踪 对项目进行跟踪 与建设方进一 步接洽 达成意向性 合作协议 通过 未通过 签订设计合同 查找分析原因 项目确认阶段 其他部门配合〔人员、车辆 〔二投标项目管理
1、招标信息获取后,商务部应组织总经理办、设计部等有关部门对设计投标项目的可行性、操作性进行分析和评价,确定方案设计人员,确保投标项目的准确性。
2、在准备投标资料过程中,特别是介绍信、授权委托书〔法定代表人证明书,建设单位名称、工程名称、有效期、授权人及被授权人名称与身份证号码、授权范围、无受贿证明材料等应认真核对,确保正确
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无误。
3、设计人员应在接到招标文件后,及时展开设计工作,按照符合性、完整性、准确性的原则,编制满足投标文件需要的设计资料。项目负责应做好相关资料的收集、整理及归档工作,并做好相关工作记录。资格预审文件、招标文件、投标文件〔含经济标、技术标、图纸、补遗、答疑回复、与业主方的往来函件、预算分析等资料须归档留存。
4、按照谁购买、谁负责的原则,妥善保管相关收据,并负责退还图纸、收回押金。
项目投标阶段控制流程
〔三合同管理
院长 审批 分管商务领导 商务部 组织购买招标文件 其他部门及相关人员 总工办、设计所 负责编制技术标 投标阶段 组织招标文件评审 商务部组织编制投标文件 预算负责编制经济标 财务部开保证金支票及保函等手审定 审批 商务部负责最后汇总投标文件,并最后检查,检查无误后,装订密封,安排参加开标的人员 办公室负责后勤保障及车辆调度 投标 结果分析阶段 开标后,商务部组织相关人员对投标结果进行总结,分析、汇总。 资料归档 1、合同评审及审批要求
〔1严格执行合同评审,在商务部初步签署评审意见后,经总经理审批同意后,方可签订。重要合同须同时报董事长审批。
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〔2合同管理部门审查的重点是：对方当事人的主体资格和履约能力。 合同条款内容的完备性、合法性。合同应履行的审查手续。
〔3财务部负责经济合同有关账款的收缴工作。 2、合同的签订
〔1合同由双方负责人签订或由经双方负责人授权的委托代理人签订。签订合同应由签约人签字,注明日期,并加盖合同专用章。
〔2必须核对对方资信、履约能力等问题后,方可签订合同。 〔3对资信不明或资信状况不好,又无可靠担保单位的,不得与之签约。
〔4合同签定时,应验证对方相关证明文件,核对无误后方可正式签订合同,对方交验的证明文件要妥善保管。
〔5合同文件的各项目要认真填写齐全、明确,不留空格、空行,特殊要求应在备注中注明,字迹要清楚,形式符合法定要求。
〔6合同盖章时需双方同时进行,因特殊情况与对方不能同时盖章时,需在对方盖章后,并查对无误的情况下我方方可盖章。
〔7法律、法规规定或者各公司认为需要公证的合同,应当办理公证手续。
3、合同归档
〔1建立合同管理档案及合同台帐,对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记,按年度装订成册。
〔2合同签定完毕,合同承办人要在三个工作日内及时将合同材料〔如合同文本及分合同文件、合同评审记录、审批文件、合同变更等与合同有关的资料,交给总务部统一管理,长期保存。
〔3对已执行完毕的合同要注明\"存档\"标记,并注明日期,按本公司档案管理规定进行归档。 〔四项目管理
1、公司资质对外挂靠流程
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商务或其他人员发展可以合作的需挂靠单位 向公司申报挂靠单位资料由公司领导审核 审核通过约见代理与商务部经理洽谈合作事项 财务部结算商务或其他人员提成 洽谈成功由商务部经理上报公司管理层审批 通知挂靠单位签订合同并缴纳挂靠费用 2、公司自营项目转让流程
公司投标并中标项目 由于各种原因需要转让 商务或其他人员可以通过关系发展可以承接项目的公司 提供合作单位相关资料上报商务部经理审核 财务部结算商务或其他人员提成 签订合同并通知承接公司缴纳相关转让费用 洽谈成功由商务部经理上报公司审批 审核通过约见洽谈转让事宜
3、直接外接项目转入公司流程
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商务或其他人员发展有意转让项目的单位 拿回项目资料交由商务部经理审核 审核通过交由预算员核算工程价格是否有利润 洽谈成功签订合同并通知发包公司缴纳相关转让费用 在有利润情况下报公司领导审批 财务部结算商务或其他人员提成 审核通过约见洽谈转让事宜
4、公司自营中标项目流程
商务或其他人员通过关系拿到邀请招标资格或者可以协助中标 拿回项目资料交由商务部经理审核,审核通过交由公司领导审核 审核通过交由预算员做标书,交保证金并投标 中标结果公示以后若中标等待项目进场 财务部结算商务或其他人员提成
5、间接外接项目转入公司流程
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商务或其他人员发展有项目或者有关系可以承接项目的公司或者个人 约见对方洽谈合作意向并审核对方实力 洽谈成功后商务部经理向公司领导称递交材料并审核 审核通过签订合作协议,并确定合作项目占比情况 组织投标等待中标公示 项目进场后财务部结算商务或其他人员提成 项目中标后双方签订项目合作协议规定双方责任义务
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