档案馆室建设
市、县级综合档案馆电子档案
长期安全存储的对策
文/赵贵章
近年来，随着档案信息化的发展，我国各级各类档案馆所保存的电子档案信息量急剧增长，电子档案长期安全存储问题，给各级综合档案馆带来了巨大挑战。如何应对这一挑战，它关系到在信息时代、在新技术条件下如何更好地维护人类记忆，这需要档案工作者积极探索，深入研究，提出切实可行的解决方案。
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市、县级综合档案馆电子档案存储的现状与问题馆电1.1子档案的来综合档案馆源主电要子有档案两个生，成一现状是按照。市、县“存量综档案合档案
数字化”要求，由传统载体档案数字化产生；二是按照“增量档案电子化”要求，接收档案进馆单位的电子文件及电子档案而产生。目前，从工作进展情况看，多数市、县档案馆只开展了其中的一项，个别市、县档案馆两项工作都没有开展。档案馆馆藏档案数字化工作，多数采用外包公司加工形式；少数是采用雇佣人员或聘用公益岗位人员操作，档案馆派专人进行指导和抽检。市、县级档案进馆单位每年向综合档案馆移交电子档案的质量参差不齐，有的单位只移交了电子目录，没有电子文件；有的单位移交了电子目录和电子文件；个别单位移交了与档案馆同一软件系统的电子档案数据库。从移交情况看，多数单位电子文件没有对应的元数据，达不到电子档案管理的基本要求，档案规范化和标准化程度普遍不高。
综合档案1.2档案馆馆和各（单室位）档案档案室系，档案统软件兼容性较差系统软件基本都。是市、县
自主选择，种类繁多、兼容性较差、平台接口不统一，各软件系统很难实现相互兼容与对接。多年来，档案馆（室）系统软件更换频繁，有的档案馆近十年更换了三至四个档案系统软件，每个软件数据库内里都存有一定数量的馆藏档案，有时候查找一个电子档案要到几个存储系统里查找。综合档案馆使用的软件多数为专有格式，专有格式存在很大的技术过时或软件不兼容等风险。档案管理软件版本不同和格式的不匹配，产生电子档案长期安全保管和利用的问题，造成人、财、物的极大浪费，严重制约了馆藏电子档案信息长期安全存储的推进工作。
综合档案1.3电馆子都档案采取了存储备份在线存储载体和的离应用状况线存储相。结合多的数存储市、县
方式，将利用频率高的数据进行在线存储，以方便快捷利
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用；将利用频率不高的数据进行离线存储，以实现长期保存的目标。档案馆在电子档案实际存储工作中，使用硬盘存储的比例大一些。硬盘具有数据读取速度快、单盘存储容量大等优势；硬盘自身也存在一定劣势，随着人员和环境变化以及载体自身等因素，都会导致档案数据无法长期、完整保存，造成数据的丢失损坏。档案进馆单位向档案馆移交电子档案使用的一次性写入光盘，对保存环境和读取驱动器的要求较高，在使用过程中存在很大风险。硬盘和光盘作为电子档案信息异质异地备份载体，国家没有明确规范，备份方式也没有参考标准。
市、县1.4综操合作不档案规范馆人员编制对档案数据不足造、成年的负龄老面影响化，掌握。多档案年来，
及
计算机知识且具备电子档案管理专业技能的人员非常紧缺，对于电子档案的备份、迁移、安全管理等业务问题无法及时有效解决。目前，现行电子档案形成标准比较宽泛，操作性不强，一些匆忙开展数字化的档案馆由于管理意识和水平的，重录入轻管理，重数量轻质量，数据产生过程的管理普遍流于形式；工作人员责任心和业务素质参差不齐，导致数据质量问题不断出现。很多数字化数据无法达到现在档案信息化标准有关真实、完整、可用的要求，对电子档案长期安全存储与利用存在不同程度的负面影响。
是电子1.5档案计算机生成系、统管存储存理、存储在的和不安全传输的因素主要。场计所算，同机时系也统
是影响电子档案长期安全存储的重要因素。市、县档案馆档案信息管理软硬件设施设备短缺落后，系统运维、网络安全、数据安全等缺少必要的防护措施，电子档案信息存在安全隐患：因病毒侵害、系统故障导致电子档案真实性和完整性受到破坏，因软件更新不及时，导致电子档案成死档”
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市、县级综合档案馆电子档案长期安全存储的对策子档案长2.1制期安定电全子存储档案长制度期安全与实施存储方案，制度能与够实确施保方电案子。档案电管理各环节有规可依、有章可循，保证电子档案存储工作科学化、规范化。首先，制定电子档案长期安全存储制度。完善收集制度，确保信息完整且与原始状态一致；完善保管制度，确保电子档案信息安全、完整；完善利用制
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度，确保电子档案信息资源在利用过程中不泄露；完善技术制度，确保电子档案信息及其载体的长期、安全、有效存储。其次，制定电子档案长期安全存储方案。针对海量档案数据存储风险，确定适于本馆的存储模式；电子档案的读取设备包括软、硬件同时进行双份保存。建立档案云存储备份中心，实现档案数据的多重安全保护。
合档案2.2馆实要行电按照子电档案子档案“的前端控前端制控和全制”和“全程程管理。管市、县理”的综
理念，规范完善电子文件收集归档工作流程。档案进馆单位在OA系统中准备预归档的电子文件，要通过接口“转移”到电子档案管理系统，实现从电子文件到电子档案的转化。各地要争取把馆室对接平台建设纳入当地信息化建设规划，运用功能来统一不同机关电子信息输送渠道，统一标准，统一口径。通过“馆室一体化”平台建设，实现档案数据信息在档案馆与档案室之间双向传导，真正实现档案馆与档案室电子档案信息的无缝对接。严格按照国家及行业标准进行档案目录数据库和全文数据库建设，目录数据库要做到著录字段不空缺、不出错；目录格式、字段类型、长度符合规定。
档案数据2.3采用长期技术保存手问段题保障无法档案靠单数据一的的技术完整手与段安全。解决，多电种子技术手段并用是最好的解决方法。一是实行电子签名。在整个电子档案管理流程中，要对电子档案管理的每个环节进行元数据记录，以便形成电子档案管理的完整“数据链”。电子档案在从一个系统进入另一个系统，或者管理权出现转移的情况下，必须对电子档案进行数据签名。二是进行检测。对电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性进行技术检测，确保电子档案在归档保存之前的各个环节的安全和规范。三是进行“只读”设置。对信息采取防篡改措施，对电子档案进行“只读”设置，保障档案信息不被篡改。四是选择存储格式。从进馆之初就对电子档案格式进行和规范，从源头上保证电子档案要求的格式生成、管理和存储。五是实施“实时监控”。电子档案的内容和元数据存储完成以后，反映电子档案内容、结构、背景的元数据处于“固化”状态，通过计算机系统对电子档案产生、存储过程实时操作记录进行监控，避免人为误操作带来的电子档案损坏风险，保障档案信息完整与安全。存储硬2.4件平强化台一计算机机房般由服务及器存储、存储设施设阵列备、建设网络。通讯电等子计档案
算机设备组成，电子档案的存储对设备有很强依赖性，设备的任何故障都可能会造成数据的丢失或毁坏。电子数据存储风险主要表现为温度、湿度、火灾、尘埃、静电、雷电、供电和失窃。计算机机房应该做到恒温恒湿、防火灭火、防尘防灰、防雷防静电、稳压稳频、安全防控。存储
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档案数据的硬磁盘在使用过程中，要将工作环境温度控制在不超过55℃的范围内，硬磁盘工作4至6年后会进入耗损失效期，应及时进行数据备份和迁移工作，以防止因硬磁盘失效导致数据丢失情况的发生。计算机机房存储设施要有替代功能，某一设备发生故障，备用设备自动替代运行。因此，计算机机房建设要根据电子档案保管环境风险特点，抓住关键点综合施策，在具备较强实用价值的前提下，具有较好的扩展潜力，为计算机、服务器、存储及网络设备提供一个可靠的运行环境，为电子档案创造一个长期安全存储的保管环境。
合档案2.5馆提升的领档案导和安全意干部职识工要和专提业技术高安全水意平识。，学习市、县掌握级电综
子档案管理的理论、研究技术、创新观念、适应发展，为电子档案长期安全存储提供先进的意识和理念。积极引进高技术、懂管理的专业人才，增强岗位吸引力，保持专业人员的相对稳定，让他们干起来有盼头、工作上有劲头。数字化外包或雇人加工，要充分考虑到人的主观因素和不确定性，把安全教育当作档案安全防护的起点，外包公司要通过资质验证和招投标引进；雇聘人员要通过培训考核后竞争上岗。定期对在岗的专业人员进行专业技能培训，必要时上派到省级档案馆有关处室实习、培训，使其掌握电子档案管理的基本要求和方法，重点掌握电子档案数据产生、存储的特殊要求，全面提高电子档案管理人员的责任意识与业务水平，为科学、合理地保管好电子档案，保障电子档案信息长期安全存储打下牢固基础。
（作者单位：白城市档案局
）·兰台之窗
·通化开展国际档案日活动
6月5日-6月8日，在国际档案日来临之际，通化县档案局以“档案见证改革开放”为主题，在团结广场和街道社区组织开展了系列宣传活动。县档案局以“档案见证改革开放”为主题，在团结广场和街道举办宣传活动。通过悬挂横幅、向市民发放档案宣传单、现场咨询解答等多种形式，宣传档案法律法规、家庭建档及民生档案查询利用等业务常识。现场发放宣传资料400余份，接受咨询30余次。6月8日，县档案局走进社区，在社区召开6.9国际档案日”主题座谈会，通过业务研讨、征求意见和现场档案业务技能培训等方式，组织来自全县8个社区代表交流发言。档案局董国玲副对全县社区档案工作予以充分肯定，要求进一步做好新时期社区档案工作以及做好服务县域“创城”中心工作。
（通化县档案局
卢艳
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