采购流程管理制度

　　第一条购进中药饮片必须严格执行《中华人民共和国药品管理法》和《中华人民共和国产品质量法》，严格遵守国家有关药品采购的法规，依法购进。

　　第二条购进中药饮片坚持公开、公平、公正的原则，考察、选择合法、合格的中药饮片供应单位。严禁擅自提高饮片等级、以次充好，为个人或单位谋取不正当利益。

　　第三条购进中药饮片坚持“按需进货、择优选择、质量第一”的`原则，注重饮片购进时的时效性和合理性。做到供应及时，合理使用。

　　第四条采购中药饮片，由仓库管理人员依据库存与本单位临床用药情况提出采购计划，采购员根据仓库管理人员提出计划拟定计划，报药剂科负责人审核后交主管院长审批后，依照药品监督管理部门有关规定从合法的供应单位购进中药饮片。

　　第五条购进中药饮片时，必须向供货单位索取以下资料并审核合格后归档保存以备查：

　　（1）加盖供货单位原印章的《药品生产许可证》或《药品经营许可证》、《企业法人营业执照》、《税务登记证》副本复印件。

　　（2）企业法人代表人签字、盖章的销售人员“授权委托书”，委托授权书必须有委托事项、委托时限、委托人身份证、委托地区、委托时间等内容。

　　（3）加盖供货单位原印章的销售人员身份证复印件。

　　（4）每年与中药饮片供应单位签订明确质量条款的“药品质量保证协议书”供应单位保证所供药品是合法，质量合格的药品。

　　第六条购进进口药品时，除应向供货单位索取第五条所规定资料外，还应索取加盖供货单位质量管理机构原印章的以下资料：

　　（1）《进口中药材许可证》、《进口中药材批件》复印件；

　　（2）《进口中药材检验报告书》或注明“已抽样”并加盖公章的《进口中药材通关单》复印件；

　　第七条购进中药饮片，必须标明品名、规格、产地、生产企业、产品批号、生产日期、购进数量、购进价格、购进日期等内容。票据和购进记录保存至超过药品有效期一年，但不得少于三年。

　　第购进中药饮片必须有包装，中药饮片包装上应有生产企业、品名、产地、产品批号、生产日期、合格标字，的中药饮片。

　　第九条该炮制而未炮制的中药饮片不得购入。

　　第十条每年对供应单位供应的中药饮片质量进行评估，并根据评估结果及时调整供应单位和供应方案。

　　第十一条采购流程：

　　仓库管理员提出计划→采购员拟定采购计划→药剂科主任审查→主管院长审批→采购员按批准采购。

采购流程管理制度

　　总经理办公室负责按《采购管理程序》对本公司的采购活动进行控制，保证所采购的物资或服务符合要求。

　　1.总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求，确保采购活动处于受控状态。应包括：

　　a.对所采购的物资、材料指定品牌。

　　b.明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。

　　c.如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的`零售商为我们的合格分供方。以上要求必须文件化。

　　2.各部门在采购分供方的服务时，首先应对分供方的能力能够满足我们要求进行评估，只有确认分供方有能力满足我们要求时，才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。

　　3.采购合格服务活动时，必须向合格方供方明确我们的要求，而且这些要求必须是书面文件化的。

　　4.采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。

　　5.对采购的物资、材料、服务按《采购管理程序》进行验收。

采购流程管理制度

　　第一条采购部门的划分

　　1.生产原材料采购：由采购部门负责办理。

　　2.日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。

　　3.对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

　　第二条采购作业方式

　　一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

　　1.集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

　　2.长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

　　3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有面辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

　　4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。

　　5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

　　6.毛领、毛条、面料等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。

　　第三条采购作业处理期限

　　采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。

　　采购作业处理

　　第四条询价、比价、议价

　　(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

　　(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

　　(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。

　　(四)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

　　第五条审核及批准

　　附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。

　　第六条订购

　　(一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。

　　(二)若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。

　　(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”，以供识别。

　　第七条整理付款

　　1.面辅材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核对无误后，于第二日将原始单送会计部门。

　　2.缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。

　　3.超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。

　　价格及质量的复核

　　第价格复核与市场行情资料提供

　　1.采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。

采购流程管理制度

　　为了提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降底采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物质采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

　　一、申购及其规定

　　1、申购的定义

　　申购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子整个过程，请参照附图一

　　2、申购单的要素

　　完整的申购单应包括以下内容。

　　2.1申购部门

　　2.2申购物品所属项目

　　2.3申购的用途

　　2.4申购物品的品名

　　2.5申购物品的数量

　　2.6申购物品的规格

　　2.7申购物品需求时间

　　2.8申购物品的单位

　　2.9申购如有特殊需要填写在备注一澜

　　2.10申购填写人及所在的部门

　　2.11申请部门主管审核

　　2.12公司总经理审核

　　3申购单及其提报规定

　　3.1申购单应按照要素填写完整，清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。

　　3.2如遇公司生产急需的物资，公司领导不在的情况下，可以电话或者其它形式请示，征得同意后提报采购部门签字确认手续后补上。

　　3.3申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部

　　二、申购单的接收及分发规定

　　1.申购单位的接收要素

　　1.1采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整，清晰，检查申购单是否经过公司领导审批。

　　1.2接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则。

　　1.3通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。

　　1.4对于不符合规定和撤销的申购单物资应及时通知申购部门

　　2.申购单的分发规定

　　2.1对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理。

　　2.2对于紧急申购项目应优先处理。

　　2.3无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门

　　2.4重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

　　3、采购周期的规定

　　3.1询好价后在本市区采购的物资及产品的采购周期不应超过3天. 3.2询好价后非本市区采购的物资及产品的采购周期不应超过7天

　　3.3采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明相关原因

　　3.4遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略

　　三、询价及其规定

　　3.1询价请认真审阅申购单的品名，规格，数理，名称，单位，了解技术要求，遇到问题应及时与申购部门沟通。

　　3.2属于相同类型或属性近似的产品应该整理归类集中采购

　　3.3对于紧急申购项目应优先处理

　　3.4所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中价机构询价。

　　3.5采购所开发的供应商应具有一定资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的能力

　　3.6在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

　　四、比价，议价

　　4.1对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认. 4.2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价的综合条件更加突出。

　　4.3收到各供应商报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中的价格

　　4.4重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，通过进行实地考察，了解供应商的各方面实力。

　　4.5 参考目标或理想价格与各供应商进行价格及条件的进一步谈判

　　五、比价，议价结果汇总

　　5.1比价，议价汇总前应汇报公司相关领导，征得周意后方可汇总。

　　5.2比价，议价结果未通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。

　　六、合同的签订及其规定

　　1、合同

　　合同是当事人或当事双方之间设立，变更，终于民事关系的协议，依法成立的合同，受法律保护，广义合周指所有法律部门中确定权利，义务关系的协议

　　6.1.1合同正文应包含的要素

　　6.1.2合同名称，合同编号，签订地点

　　6.1.3采购物品名称，规格，数量，单价，总价及合同总额

　　6.1.4包装要求

　　6.1.5合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应说明

　　6.1.6质量要求及规范

　　6.1.7要求交货日期

　　6.1.8付款方式

　　6.1.9违约责任和解决纠纷的办法。

　　6.1.10双方公司信息

　　6.2合同签订及其规定

　　6.2.1如涉及到技术问题及公司机密的注意保密责任

　　6.2.2遇货物订购数量较多且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来现场协助清点

　　6.2.3质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品的保期。

　　6.2.4详细约定的提供时间及要求

　　6.2.5针对不同的合同约定不同的付款方式，如机器设备类合同一般应分先付30%货款，货到检查OK后再付60%货款，尾款10%在三个月内付清。

　　6.2.6与初交合作的供应商合作时，应少付预付或不付预付款

　　6.2.7违约责任一定要详细具体

　　6.2.8合同签定应按照附图二的格式进行。

　　6.2.9合同审查后应由公司领导签字加盖合同公章方可生效。

　　6.2.10合同以传真或其它形式给供应商后，要求供应商签字盖公司合同章回传。

　　七、

　　1、付款及合同执行

　　7.1.1按照进度付款的采购项目必须确保质检合格后方可付款

　　7.1.2按照供应商规定合同约定达到付款条件的合同进行付款操作

　　7.1.3填写费用报销单，该单审批签字完毕后提交财务部，附图三。

　　2、合同执行

　　7.2.1已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，采购部负责人进行监督，如出现问题采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导。

　　7.2.2已签订的合同在执行期间应及时掌握合作单位对合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量按时履行。

　　7.2.3合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

　　八、验货与入库

　　1 、验货

　　8.1.1供应商已经履行完毕的合同采购部应及时通知品质部门进行验收

　　8.1.2对于不同类型的合同物资验收标准参照公司品质部的相关规定执行

　　8.1.3达到质检部报验条件的合同物资应在第一时间报请品质部门进行质检与验收。

　　8.1.4品质部在接到采购部报验通知后应及时检验，并出具检验结果证明书，对于品质不及时延误生产部门使用或不能入库的情况品质部负主要责任

　　8.1.5用于公司生活和办公的物资不在公司品质部的检验范围之内。

　　2、入库

　　8.2.1公司所有的生产材料，设备入库前均应通知品质部门检验或验收

　　8.2.2合同标的物在运达公司后采购部应及时通知申购部门及时按排卸货与搬运

　　8.2.3品质部未及时检验的合同物资，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受. 8.2.4品质部门已经检验的产品仓库应及时入库并出具入库清单。

采购流程管理制度

　　1.0目的

　　保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准，对产品服务的最终实现提供优质保障;

　　2.0适用范围

　　适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理;

　　3.0职责

　　3.1管理部根据实际情况，选择物资供应商和供方，并进行供方评审确定物资供应商和供方名单;

　　3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购，管理部负责其它物资的采购;并分别制定《物资采购计划单》;;

　　3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制;

　　3.4各仓库由各部门(管理处)负责管理，仓管员负责各类已采购物资的质量、数量、验收及采购物资的保存;

　　3.5总经理负责审批《物资采购计划单》;

　　4.0程序

　　4.1供方评审

　　4.1.1相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方，选择依据包括但不限于：

　　a)公司现状及发展目标;

　　b)供方基本情况，例如服务态度、营业执照及地理位置等，服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求;

　　4.1.2管理部组织人员进行供方评审，评审内容包括但不限于：

　　a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书;

　　b)顾客满意率及行业中的声誉和口碑;

　　c)有人员和设备能保证及时提供配件和售后服务，从业人员的持证上岗率合格;

　　d)评审时的物资样品质量达到100%，现场操作人员服务质量达到100%的合格;

　　e)在保证质量的前提下考虑价格;

　　f)评审完毕，管理部填写《供方评审报告》;

　　4.1.3评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记，合格服务供方在《合格供方名单》中登记。不合格者，由管理部填写《不合格报告》不予登记，《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制，总经理审批;

　　4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评，填写《物资供应商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力，复评不合格者，应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。

　　4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确：

　　a)提供服务的范围、期限、质量要求;

　　b)公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施;

　　c)双方的权利和义务;

　　d)违约责任，赔偿等事项;

　　4.3当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时，各责任部门应会同采购人员采取以下措施，以保证产品、服务符合要求：

　　a)与供应商或供方沟通，要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至最低，必要时向其提供一定的帮助。

　　b)严密采购的验证或检验过程，严格监控供方提供服务的过程。

　　c)根据合同或停止物资供应商供货/供方的服务，并从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。

　　4.4 采购

　　4.4.1每月底各部门(管理处)制定下月《物资需求计划》交综合办;

　　4.4.2综合办根据各部门(管理处)的《物资需求计划》制定公司下月，

　　《物资采购计划单》，《物资采购计划单》应包括：采购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求;

　　4.4.3采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购，如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时，采购人员应上报综合办经理，由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审，临时评审准则根据实际情况而定，至少应包括供方评审内容中的a、d项;

　　4.4.4各部门(管理处)每月初按本部门(管理处)本月《物资需求计划》到公司仓库领取本月所需物资，如遇突发事件需另外购买时，部门(管理处)负责人可决定临时购买，但应向综合办经理说明，各小区管理处主任可决定单价在200元(含200元)以下物资的采购，大厦管理处主任可决定单价在500元(含500元)以下物资的采购;

　　4.4.5服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审，并填写《服务分包申请计划》、《服务分包申请计划单》包括：服务项目范围、质量要求、期限等，经授权人审批后报管理部。

　　4.4.6综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。

　　4.5物资的验证与接收。

　　4.5.1所有采购的物资，由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证，并记录验证结果，及时通知仓管员进行检验和入库，仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。

　　4.5.2如果有必要在供方现场检验时，应检验合格后进行记录才给予放行。

　　4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查，其中属一次性分包服务项目如：外墙清洗，管理处必须加强过程的连续监控和采取竣工验收，明确其是否符合有关规定和合同的要求。

　　5.0相关文件

　　a)《合格物资供应商名单》qr-c

　　b)《合格供方名单》qr-c

　　c)《服务分包合同》

　　d)《物资供应商评价报告》qr-c

　　e)《供方评价报告》qr-c

　　f)《物资采购计划单》qr-c

　　g)《服务分包申请计划单》qr-c

　　h)《采购物资检验规程》

　　i) 《供方评审报告》qr-c

采购流程管理制度

　　第一章总则

　　第一条为规范学院招投标采购工作，依据《西南大学采购与招投标管理办法》，结合学院实际，制定本办法。

　　第二条本办法适用于学院自行组织的各类招标及采购活动。

　　第三条招标采购活动应遵循公开公正，诚实信用；质量第一，节俭办学；统筹兼顾，提高效率；集体研究，民主决策；规范操作，强化监督的原则。

　　第二章机构设置及职责

　　第四条学院成立采购与招投标工作小组，负责日常招标及采购工作。工作小组由学院院长任组长，分管副院长任副组长，成员包括办公室主任、实验中心正副主任、相关专业技术人员及资产管理员。其主要职责是：

　　（一）指导、管理学院采购与招标工作。

　　（二）负责学院采购项目网上竞价的一审审核工作；

　　（三）做好市场调研、明确项目需求，提出采购建议方案，负责采购技术释疑；

　　（四）组织并实施学院自行采购工作；

　　（五）组织合同签订、实施、验收等工作。

　　第五条学院成立采购与招投标工作监督小组，组长由学院纪委担任。成员由纪委委员组成。其主要职责是：

　　（一）监督采购与招投标工作有关法律法规及规章制度的执行；

　　（二）组织制定采购与招投标监督工作的规章制度；

　　（三）根据需要委派人员监督采购与招投标工作；

　　（四）受理采购与招投标活动中的有关投诉。

　　第三章采购的组织与实施

　　第六条学校采购分为统一采购和分散采购两种形式。凡达到统一采购限额标准的`采购项目必须实行统一采购，统一采购项目由学校采购与招投标管理中心负责组织实施。对未达到统一采购标准的采购项目实行学院分散采购。

　　第七条学院分散采购

　　（一）网上竞价采购

　　1、范围及标准：单台（件、套）10万元以下、批量20万元以下的货物和服务项目的采购。

　　2、网上竞价：仪器设备主要通过学校网上竞价系统采购。由采购项目经办人在网上竞价系统里申报，采购与招投标工作小组审核。具体实施参见《西南大学网上竞价采购管理实施细则》。

　　3、资产入固报账流程：单台或批量5万元（不含）以下的，凭网上竞价确认单、、入固单即可报账；单台或批量5万元以上的，凭网上竞价采购协议书、、入固单即可报账。

　　4、网上竞价失败需要截图，进入学院自主采购程序。

　　（二）学院自主采购

　　1、范围及标准：单台（件、套）10万元以下、批量20万元以下的货物和服务项目的采购。

　　2、申购及组织方式：学院组织采购为主，不再向归口管理部门申报、审批。

　　3、仪器设备购置全口径由采购项目经办人通过国资系统申报、审批。

　　4、采购方式：谈判、磋商、询价等方式。

　　5、采购合同签订：5万元（不含）以下的采购项目不再签订采购合同。采购合同经采购单位和归口管理部门监督签订后，由采购项目经办人送校长办公室，加盖学校合同专用章后生效。

　　6、采购签署：采购项目，由采购项目经办人、验收人、经费负责人签字即可。

　　7、资产入固报账流程：单台或批量5万元（不含）以下的，凭、入固单即可报账；单台或批量5万元以上的，凭分散采购合同、、入固单即可报账。

　　8、结果公告：结果应在采购中心网站主页进行公告，且作为报账凭据之一。

　　（三）学院分散采购申报时间

　　原则上学院每学年集中两次组织分散采购申报，上半年分散采购申报时间为3月~4月，下半年分散采购申报时间为9月~10月，具体时间由学院办公室通告，其它时间不再组织申报。

　　第四章监督检查

　　第采购与招投标工作监督小组应加强对学院采购与招标活动的监督检查。在监督检查过程中，有关部门和当事人应当如实反映情况，提供有关材料。对发现的违纪违法问题，依情节轻重追究有关责任人的责任。

　　第五章附则

　　第九条成立计算机与信息科学学院、软件学院采购与招投标工作小组、监督小组。