采购流程管理制度

　　一、目的

　　为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

　　二、工作程序

　　（一）采购原则

　　1、采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

　　2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

　　3、一般日常办公用品及其它消耗用品由综合办公室人员负责采购，需求时填写《物品申请单》；

　　4、原材料及设备的请购由各子公司或部门自行负责采购，需求时填写《物品申请单》或《采购订单》，入库时由采购的子公司或部门对固定资产进行编码，送综合办资产管理专员处备案。

　　5、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

　　6、单次采购在金额在20xx元以上的，有两名采购人员一同进行采购，单次采购金额在10000元以上的有财务部派人一同进行采购。

　　（二）采购申请

　　1、需采购部门填写《物品申请单》，填写清楚物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项，经部门负责人签字确认后交由综合办公室处；原材料及设备的《物品申请单》或《采购订单》交财务部审核。

　　2、采购之前，采购经办人进行统一汇总采购原则。

　　3、紧急采购时，由需求部门在《物品申请单》或《采购订单》上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

　　4、若撤销采购，应立即通知综合办公室或采购人员，以免造成不必要的损失。

　　（三）采购流程

　　1、采购经办人根据《物品申请单》或《采购订单》内需填写所购物品和数量进行估算价格。

　　2、原材料及设备的采购在采购之前必须把《物品申请单》或《采购定单》交到财务部进行审核，审核后报分管负责人或总经理审批后，方能给采购人员进行采购。

　　3、采购物料定单和采购设备必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。

　　（四）采购经办人职责

　　1、建立供应商资料与价格记录。

　　2、做好采内参市场行情的经常性调查。

　　3、询价、比价、议价及定购作业。

　　4、所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

　　5、做好平时的采购记录及对帐工作。

　　（五）采购方式

　　1、集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。

　　2、长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。

　　3、与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审。

采购流程管理制度

　　第一条为深化采购制度改革，有效贯彻落实采购制度，规范采购行为，加强与采购单位的联系和沟通，进一步做好对采购单位的服务工作，切实提高采购质量和采购效率，健全完善监督管理制约机制，制定本制度。

　　第二条采购专管员是指由市直单位确定、经市财政局审核、具体负责本单位采购相关工作的人员。采购专管员是本单位采购活动的协调人、联络人、执行人和监督人。

　　第三条市直各单位应严把专管员入口关，配备不少于两名采购专管员。人员从单位财务、行政后勤管理部门及其他专职部门的在职优秀工作人员中产生。采购专管员由所在单位推荐，本人填写《滁州市采购专管员备案表》，经单位审核并加盖公章后，报市财政局备案，实施动态管理。

　　第四条各部门、单位在采购活动中，至少应当明确一名采购专管员对项目实施进行监督指导和审核把关，非采购专管员不予办理采购相关手续，工作中有关事项，请及时与市财政局采购办联系。

　　第五条采购专管员应具备下列条件：

　　（一）热爱采购事业，并自愿接受市财政部门的监督管理；

　　（二）具有较高的业务素质和良好的职业道德，在采购活动中能够做到客观公正、廉洁自律、遵纪守法；

　　（三）熟悉采购的'相关法规、业务理论知识、工作程序，能胜任采购工作；

　　（四）没有违纪违法等不良记录；

　　（五）财政部门要求的其他条件。

　　第六条采购专管员享有以下权利：

　　（一）了解市本级采购工作安排和部署；

　　（二）根据工作需要查阅有关采购法规、文件等相关资料；

　　（三）参加采购工作会议、培训和业务交流等活动；

　　（四）指导、协调和规范本单位采购活动；

　　（五）对市本级采购工作提出意见和建议。

　　第七条采购专管员应履行以下义务：

　　（一）负责采购相关法律法规及各项规章制度在本单位的宣传、贯彻和落实；

　　（二）具体办理本单位采购事项，包括采购预算编制、项目计划申报、采购方式变更报批、审核采购文件、实施采购、审查采购合同、组织验收、信息发布、专家抽取、合同备案和采购档案资料的保管等工作；

　　（三）负责配合有关部门依法实施的监督检查；

　　（四）参加财政部门组织的相关业务培训；

　　（五）负责采购工作的联系和信息沟通，及时向财政部门反映采购活动中存在的问题和建议，协助市财政局采购办做好有关工作。

　　第采购专管员应遵守以下工作纪律：

　　（一）自觉遵守采购有关法律法规和规章制度；

　　（二）严格遵守采购工作程序和规定；

　　（三）严格遵守各项党风廉政建设制度；

　　（四）其他应遵循的工作纪律。

　　第九条采购专管员因职务等原因发生变动，不能或不宜履行采购职责的，其所在单位应按程序更换人选，到市财政局及时办理变更审核备案等手续。

　　第十条市财政局将根据各单位的采购情况及专管员的工作表现，每年评选出若干名优秀采购专管员，给予通报表彰。对违反采购法律法规规定，或因不能履职尽责导致本单位采购项目出现重大问题的，撤销采购专管员资格并予以通报批评，情节严重的移交有关部门处理。

　　第十一条本制度由市财政局负责解释，自印发之日起施行。

采购流程管理制度

　　1目的

　　为保证对供应商评估、考核有据可依，确保本公司采购的物品符合采购要求，更好地完善和规范日常的采购工作，从而提高工作效率，最终满足客户需求，特制定本程序。

　　2适用范围

　　本公司采购所采购的物品。

　　3职责

　　3.1采购：对供应商评估、考核;制定采购计划、评估请购单及日常的采购工作，并负责采购物品的到位跟踪。

　　3.2物流部仓库：收集采购需求申请，制定请购单。

　　4定义

　　无。

　　5作业内容

　　5.1采购作业流程(参见附件一)

　　5.2采购作业内容

　　5.2.1仓库根据需要填写物品填写请购单交主管审批后交业务运作部采购。

　　5.2.2采购人员接到经核准的物品请购单，于合格供应商名录中选择合适的供应商，编制采购单，经业务运作部主管核准后进行采购。

　　5.2.5经核准后的采购单传真给供应商，供应商接到传真后进行电话或签字后回传确认。

　　5.2.6部分少量物品采购，可电话通知供应商，由供应商记录后传真我司采购部确认。

　　5.3采购物品跟踪

　　5.3.1采购部负责对采购的物品进行跟踪，必要时填写采购物品跟踪表。

　　5.4供应商评估及考核

　　5.4.1凡和公司有业务往来之供应商，采购部需向其发出供应商评估表，对其公司之合法性、质量管理体系有无建立、公司概况及其经营规模等进行评估。

　　5.4.2通过本公司评估的供应商，经总经理核准后，列入合格供应商名录中，以便采购人员采购物品时从中选择供应商。

　　5.4.3新开发的供应商，与公司来往2个月后，对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。

　　5.4.4在公司推行质量管理体系以前有来往之供应商，于公司推行质量管理体系2个月左右对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。

　　5.4.5供应商之考核结果记录于供应商考核表。

　　5.4.6根据考核结果划分不同的等级，通过本公司考核的供应商，列入合格供应商名录中，采购时根据其等级的不同作出优先选择。

　　5.4.7公司将每隔6个月对本公司的所有供应商进行一次考核，并及时更新合格供应商名录

　　5.5采购物品跟踪表请购单采购单由采购部保存1年

　　6附件

　　6.1附件一采购作业流程

　　6.2附件二请购单

　　6.3附件三采购物品跟踪表

　　6.4附件四供应商评估表

　　6.5附件五供应商考核表

　　6.5附件六合格供应商名录

　　7参考文件

　　7.1文件管理程序

　　7.2质量记录管理程序

采购流程管理制度

　　1、目的

　　为保证对供应商评估、考核有据可依，确保本公司采购的物品符合采购要求，更好地完善和规范日常的采购工作，从而提高工作效率，最终满足客户需求，特制定本程序。

　　2、适用范围

　　本公司采购所采购的物品。

　　3、职责

　　3.1采购：对供应商评估、考核;制定采购计划、评估请购单及日常的采购工作，并负责采购物品的到位跟踪。

　　3.2物流部仓库：收集采购需求申请，制定请购单。

　　4、定义

　　无。

　　5、作业内容

　　5.1采购作业流程

　　5.2采购作业内容

　　5.2.1仓库根据需要填写物品填写请购单交主管审批后交业务运作部采购。

　　5.2.2采购人员接到经核准的.物品请购单，于合格供应商名录中选择合适的供应商，编制采购单，经业务运作部主管核准后进行采购。

　　5.2.5经核准后的采购单传真给供应商，供应商接到传真后进行电话或签字后回传确认。

　　5.2.6部分少量物品采购，可电话通知供应商，由供应商记录后传真我司采购部确认。

　　5.3采购物品跟踪

　　5.3.1采购部负责对采购的物品进行跟踪，必要时填写采购物品跟踪表。

　　5.4供应商评估及考核

　　5.4.1凡和公司有业务往来之供应商，采购部需向其发出供应商评估表，对其公司之合法性、质量管理体系有无建立、公司概况及其经营规模等进行评估。

　　5.4.2通过本公司评估的供应商，经总经理核准后，列入合格供应商名录中，以便采购人员采购物品时从中选择供应商。

　　5.4.3新开发的供应商，与公司来往2个月后，对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。

　　5.4.4在公司推行质量管理体系以前有来往之供应商，于公司推行质量管理体系2个月左右对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。

　　5.4.5供应商之考核结果记录于供应商考核表。

　　5.4.6根据考核结果划分不同的等级，通过本公司考核的供应商，列入合格供应商名录中，采购时根据其等级的不同作出优先选择。

　　5.4.7公司将每隔6个月对本公司的所有供应商进行一次考核，并及时更新合格供应商名录

　　5.5采购物品跟踪表请购单采购单由采购部保存1年

采购流程管理制度

　　第一、采购管理办法

　　一、本公司物资部之采购依本办法办理。

　　二、采购组根据工程部排定之物料计划，并计算本月应采购数量。

　　三、根据工程部送来之物料计划内本月份采购数量填写请购单，经总经理核章后将请购单送采购员办理采购事宜。

　　四、接到请购单后，采购组应根据品名规格积极寻找供应商，原则上每一物料应寻找三家以上之供应商，进行比价格、比质量，其必须具备之资格如下：

　　1、必须是有限公司。

　　2、必须做过其他公司之物料及零件，且目前尚继续在供应者。

　　3、必须自备车辆。

　　采购员于订购前应确实调查该供应商之信用程度、交货情形、品质情况，并将供应商资料报告呈总经理批示认可后进行订购。对于特殊规格物料、使用量很大之物料以及独家供应之物料，于采购前尤需注意供应商(协力厂)之调查工作，必要时得协调工程部、地产部、地盘经理(工程师)与品管人员共同前往考察调查。

　　五、经比价格、比质量决定供应商后，经双方同意后，与供应商洽谈合约，合约起草，主管副总经理审定合约后交总经理(或授权人)签约后方能物料订购。

　　六、物料进仓及使用前均须抽样检验，以断定物料之水准，依据品管质量、数量验收合格予以收货;对品管质量不合格者，不予收货，退回供应商提出交换。

　　七、物资采购人员(仓库管理验收员)在业务交往上必须遵纪守法、廉洁奉公，严禁假公济私、索贿受贿，一经发现按公司规定处理，严重者移交司法部门处理。

　　第二、采购程序

　　1、物料管理部门开出采购单，给采购组。

　　2、决定购买些什么物料以及购买多少数量。

　　3、研究市场状况，并找出有利的购买时机。

　　4、决定物料供应来源以进行采购事项。

　　5、以询价、报价、比价决定有利价格，并选取供应商。

　　6、与供应商签订采购合约并开立订购单。

　　7、监督供应商准时交货。

　　8、核对并完成采购交易行为，根据验收单或品质数量检验报告，核对供应商交货状况，并对不良品设法加以处理。

　　9、内购与外购在采购管理之精神大致相同，惟外购程序必须透过出口程序及作业手续。

　　第三、采购员业务职责

　　一、寻找物料供应来源，并分析物料市场。

　　二、与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商(协力厂)之资料。

　　三、要求报价与进行议价。

　　四、获取所需之物料。

　　五、查证进公司物料之数量与品质。

　　六、建立采购业务进行顺遂所需要之资料。

　　七、了解市场趋势，并搜集市场供给与需求价格等适切资料加以成本分析。

　　八、呆料与废料之预防与处理。

　　第四、仓库管理守则

　　⑴未经验收之物料不得存于仓库内。

　　⑵物料应依其种类、性质、体积、重量及流动性等排列整齐，放置适当之处，以便领用及查点。

　　⑶凡有危险易燃物品应特殊储存，并应与其他物料隔离。

　　⑷凡属仪器及特别贵重之物料，应储存于箱内并予加锁。

　　⑸物料储存处所应保持清洁干燥，以免物料污染或受潮。

　　⑹物料之发放或领放，依照公司规定，无关人员不得任意进入仓储区域，不按公司规定手续办理者，物料不得出库。

　　⑺仓库不得携入任何易燃物品，并禁止抽烟。

　　⑻仓库内外附近，应备用消防设备，以策安全。

　　⑼仓库应加强防卫，以防盗窃。

　　第五、进料验收管理办法

　　一、本公司对物料之验收入库均依本办法。

　　二、协力厂商或供应商送交物料时必须填写送货单一式二联，详细写明送货内容与订购单据号码，连同统一与所送交之物料送到物资仓库之收料处。

　　三、收料员核对统一、订购单与送货单无误后，再核对供应商资料卡是否有超交之现象。收料员在核对无误后，在送货单一式二联上签章，将第一联送货单退供应商以为送货之凭证，第二联收料员留存，之后将送货单之内容转记入供应商资料卡内。

　　四、收料员将进料验收单之号码抄录在该物料货品上，同时在送货单上亦填入进料验收单号码、收料日期。

　　五、收料员根据送货单第二联填记进料验收单一式三联，并载明下列各项目：

　　⑴物料编号;

　　⑵品名规格;

　　⑶交货者名称;

　　⑷统一号码及年月日;

　　⑸交货数量;

　　⑹实际接收数量;

　　⑺订购单号码;

　　⑻收料日期。

　　六、收料员若发现送来之物料混有其他物料或其他特殊情况，必须在进料验收单接收状况栏内书明，以为品管检验参考。

　　七、收料员于填入必要内容并核章后，将进料验收单第一、二、三联送物料计划员。

　　八、物料计划员根据进料验收单在物料订购、运输、接收记录上填记进料验单编号、收料日期以及接收记量后将进料验收单第一、二、三联立即送往品质检验员。

　　九、品质检验后将合格品总数填入进料验收单一至三联，经品质主管核章后，第一联进料验收单由进料品质检验单位自存，并送物料计划员登记良品总数，计算订购余额于物料订购、运输接收记录后将进料验收单第一联转送帐料员，帐料员根据进料验收单内良品总数转记存量管制卡入库数量栏，并填具入库日期与进料验收单号码后存查。二至三联送收料员将交货实况填入供应商资料卡交货资料各栏后，将进料验收单二至三联连同统一送仓储员办理入库手续。

　　十、仓储员核对物料数量与合格品总数是否相符，于安排物料进入仓库后在进料验收单二至三联合格品实数栏盖仓库接收章，将进料验收单二至三联送请物料主管核章。

　　十一、物料主管核章后之进料验收单第二联送采购部门。

　　十二、进料验收单第三联连同统一送会计部门以为付款之凭证。

　　十三、外购品于采购组收到提单时立即将所附之影印一份给物料组，经物料计划员登记入物料订购、运输、接收记录后转送收料员。于物料运达时，收料员根据影印之，核对入仓之外购品，并将交货实况填入供应商资料卡，以下进料验收程序与内购品处理程序相同。

　　十四、无论是向协力厂商或供应商采购之物料，送交仓库决定验收前，对该物料之价格、数量、品质、交期或其他交易条件与订购单所载明之交易条件、采购规范相核对，以查验该批物料允收或拒收，才给予验收进仓。

　　验收处理程序如下：

　　(一)先行检查协力厂商或供应商所送来之各种的、交货证件是否齐全，交货数量与订购单或交货单上所载数量有否误差，如有误差，不应该进一步加以验收。

　　(二)运到物料卸入验收地时，即应先核对包装箱上所记载之收件人是否相符;物料名称、数量与交货证件所列是否相同;包装是否完整(在运货途中，是否被打开过);每箱物料之毛重与净重是否与交证件相同……凡此种种均该逐一核对。发生误差，立即注明清楚，并联络协力厂商(供应商)补足，必要时须沿请公证。

　　(三)开箱拆开包装，物料内容与交货文件应该核对物料名称规范是否相符。对于所交物料有混淆或夹杂其他类似之物料或零件短缺，或零件破损不堪，均应加以注意，并将详情写在物料验收单上，以为验收工作处理当中之重要资料。

　　(四)依公司之规定在一定期内进行全检或抽样的工作。

　　(五)经进料验收单位或委托其他检验单位试验物料之品质，其结果写在物料验收单上。

　　(六)根据物料验收单上品质检验之规定，判定该批物料为允收或拒收。

　　(七)如品质验收合格，数量无误，应即办理登帐进库，予以收货。

　　十五、超交之物料以退回为原则，但得以考虑让供应商寄存，而不作进料验收之处理。

　　十六、收料员根据每天进料情形填写物料外暂收品日报表，一式四联，第一联收料员自存，第二联送物料计划员，第三联送品管员，第四联送采购员。采购员根据日报表，与物资主管商讨对超交物料的处理办法。

　　第六、仓库盘点管理办法

　　一、盘点之目的.

　　(一)资产之管理

　　1、查明各项物品、材料、固定资产之可用程度，以达到有效利用资产的目的。

　　2、利用盘存、清点物品重新妥置库存物品，使之和计数帐顺序配合达到管理之目的。

　　3、核对现有存货、固定资产等与帐上记载数目是否一致，以把握公司资产之准确性。

　　4、为下期生产(工程)计划之依据。

　　5、最低与最高存货量之把握。

　　6、不良品、呆滞品之发现。

　　(二)资料金额之确定

　　1、确定各项资产之真实价值，以利成本之计算。

　　2、据以编制资产、存货之明细表。

　　3、精确计算利润中心之利润，以考核各中心之贡献实绩。

　　二、实施时间规定

　　每年实施二次：六月三十日及十二月三十一日。

　　三、人员组织

　　(一)公司派财务主管人员负责。

　　(二)物资部经理(或副经理)、采购人员。

　　(三)仓库管理人员。

　　四、盘点报告

　　(一)负责人应将盘点明细表(只限材料、半成品数量表)缴交，以凭核对而利督导。

　　(二)盘点完毕当天应将全部盘点卡分类，依编号顺序连同空白未用之盘点卡交给复检人员交帐务员整理。

　　(三)各仓管员应于盘点后三日内造具盘点明细表三份，两份送会计(造册时请按计数帐、材料帐编号及盘点卡顺序填写)，一份自存。

　　(四)负责人应将存货、资产逐项检验，若有错误或遗漏之处应随时会同财务部对其进行更正或复查。

　　第七、仓库领料及发料管理办法

　　物料由物资部根据工程(生产)计划，将仓库储存之物料，直接向生产现场发放之现象，称为发料。物料由生产部门现场人员在某项工程制造之前填写领料单向物资部领取物料之现象称为领料。

　　一、本公司材料、零件领用、发放依本办法办理。

　　二、工程(生产)人员根据工程计划所需填制领料单，核章后向物料仓库之管理人员洽领物料。

　　三、物料管理人员接获领料单后，一面核对一面准备物料，将物料送往工程部门。

　　四、工程领料人员核对物料数量、规格与领料单相符，在领料单上签收。

　　五、物料管理人员在无特殊情况时，备料与发料应优先发料送往工程单位。

　　六、在备料发料过程中，发现物料短缺或待料情形，物料管理员必须立即采取行动，一方面将缺料情形告知采购部门，一方面向供应商催货。若短缺之物料已进仓，物料管理人员应立即安排检验，将检验后之物料送往工程部门，无论如何严禁工程部门人员自行向进料检验人员领料，进料检验人员亦不得擅自发料。

采购流程管理制度

　　一、原材料供应商管理制度供应商开发

　　1、制定目的

　　为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。

　　2、适用范围

　　本公司原材料供应新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。

　　3、原材料供应商开发程序

　　原材料供应商开发权责

　　（1）生产部使用原材料，由外联物料部负责供应商开发主导工作，由技术部门确认产品质量。

　　（2）研发部使用材料，由研发部门确认负责供应商开发主导工作，外联物料部负责协助工作。

　　（3）一般物料、配件由外联物料部负责开发主导工作，使用部门提出相关意见或建议。

　　（4）生产专用设备由使用部门负责供应商开发主导工作，外联物料部负责协助工作。其他一般设备由外联物料部负责供应商开发主导工作。

　　（5）研发部、品管部、技术部、生产部、外联物料部组成厂商调查小组，负责原材料供应商的调查评核。原材料供应商的更换

　　（1）研发部、技术部、品质部确认更换产品的质量。并提交样品测试报告。

　　（2）外联物料部确认更换产品的性价比。

　　（3）由外联物料部提交申请经主管副总审核签字方可更换供应商。

　　原材料供应商基本资料表

　　应由原材料厂商填写《供应商基本资料表》，由采购员进行核实。该表包括下列内容：

　　（1）公司名称、地址、电话、传真、E—mail、网址、负责人、联系人。

　　（2）公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。

　　（3）设备状况。

　　（4）人力资源状况。

　　（5）主要产品及原材料。

　　（6）主要客户。

　　（7）其他必要事项。

　　外联物料部采购员填写《供方评审记录表》，由外联物料部经理签字审核。

　　供方评审记录表，一般包括下列内容：

　　（1）产品质量、质量保证体系情况

　　（2）生产能力、交货是否准时。

　　（3）售后服务情况。

　　（4）价格是否合理。

　　外联物料部采购员填写《供方情况调查表》，由外联物料部经理签字审核。：

　　供方情况调查表，一般包括下列内容：

　　（1）有无专职检验机构。

　　（2）专职检验人员素质。

　　（3）有无必要的质量管理制度。

　　（4）检验手段如何。

　　（5）计量制度是否健全。

　　（6）有无检验台帐和原始记录。

　　（7）有无器件借用制度。

　　（8）产品有无合格证制度。

　　（9）有无不合格品管理制度、执行情况。

　　（10）质量问题处理程序如何。

　　（11）有无进度保证制度。

　　（12）有无成品包装、运输保护措施。

　　原材料供应商开发流程

　　（1）寻找原材料供应商。

　　（2）填写原材料供应商基本资料表。

　　（3）与原材料供应商洽谈。

　　（4）作样品鉴定。

　　（5）原材料供应商问卷调查。

　　（6）提出原材料供应商调查评核之申请。

　　二、采购管理制度定购采购流程

　　1、制定目的

　　为落实物料、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。

　　2、适用范围

　　本公司物料、零件之订购、采购管理业务。

　　3、请购规定

　　请购的提出，核准权限

　　（1）原材料的.提出：生产部根据生产计划提交下月原材料的需求量，由生产部经理签字确认。

　　（2）设备/配件和其他生产低耗品的提出：由各部门提交《设备/物料采购申请单》，由各部门经理签字确认，报外联物料部确认后以呈批件形式由主管副总签字生效后才能采购。

　　物料采购核准权限

　　（1）原材料的核准权限，接受生产部提交的下月原材料的需求量表格，采购员需先与仓库核对原材料数量，确定采购数量，做出采购计划，经部门经理签字确认。

　　（2）配件和其他生产低耗品的核准权限，根据各部门提交的《设备/物料采购申请单》，外联物料部应本着节约原则及时落实该配件或耗材的使用情况（包括用于哪里，用多少，一个配件可使用的时间是多长）。如有疑义应及时与申购部门沟通。外联物料部确认后以呈批件形式由主管副总签字生效后才能采购。

　　4、采购规定

　　采购方式

　　本公司采购方式一般有下列几种：

　　（1）集中采购

　　（2）合约采购

　　（3）一般采购

　　除（1）（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。

　　采购作业规定

　　询价、议价

　　（1）采购人员接获核准后之《设备/物料采购申请单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（目前各原材料只有一家供应商）

　　（2）专业材料、用品或项目，外联物料部应会同使用部门共同询价与议价。

　　（3）采购议价采购交互议价之方式。

　　（4）议价应注意品质、交期、服务兼顾。

　　合同的签订

　　（1）合同的内容包括

　　货物名称，型号，数量，单价，总价格，，包装

　　交货地点，到货日期

　　付款条件及方式

　　技术指标

　　验收

　　争议的解决

　　不可抗力

　　检验及索赔

　　（2）合同的制定

　　合同草稿由外联物料部制定，其技术指标由技术部、品质部或使用部门签字确认。

　　呈核及核准

　　（1）采购人员询价、议价完成后，于《设备/物料采购申请单》上填写询价或议价结果。

　　（2）标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。

　　（3）采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购经理审核，主管副总核准。

　　（4）对于其他生产低耗品的采购，外联物料部门接到申购部门《设备/物料采购申请单》后先落实是否需求购买，无误后应按实际需求内容填写《呈批件》，详细说明所购物品原因、数量、预计金额。报主管副总审批签字后购买。

　　订购作业

　　（1）采购人员接获经核准之《设备/物料采购申请单》后，根据《采购计划》应以《采购订单》形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。

　　（2）合同采购根据采购合同填写合同签订申请单，并由物料部采购员签字确认合同内容，申请部门签字确认使用目的以可以生产的产品数量，物料部经理签字审核，由财务主管签字核实资金，再呈主管副总审批签字后实施采购。

　　（3）采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。

　　验收与付款

　　（1）经品质部检验合格签字后办理入库手续，不合格产品与供应商联系退货。

　　（2）依财务管理规定，办理供应商付款工作。

　　三、采购管理制度采购价格管理

　　1、制定目的

　　为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。

　　2、适用范围

　　各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章处理。

　　3、价格审核规定

　　报价依据

　　技术部提供新材料之规格书，作为外联物料部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。

　　价格审核

　　（1）供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。

　　（2）外联物料部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。

　　（3）外联物料部经理审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。

　　价格调查

　　（1）已核定之材料，外联物料部门必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。

　　（2）本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利外联物料部比价参考。

　　（3）单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。

　　（4）采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。

　　四、采购管理制度采购品质管理

　　1、制定目的

　　规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。

　　2、适用范围

　　本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理，除另有规定外，悉依本规章执行。

　　3、采购品质管理规定

　　文件资料要求

　　物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：

　　（1）订购物料之规格、图纸、技术要求等。

　　（2）产品技术精度、等级要求。

　　（3）各种检验规范、标准或适用规格。

　　合格供应商之选择

　　物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。

　　品质保证之协定

　　愿材料料之采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：

　　（1）供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。

　　（2）供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。

　　（3）供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。

　　（4）接受本公司必要之供应商调查、评鉴。

　　进货验收之规定

　　供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：

　　（1）采购员需确认订购单、供应商、到货日期、物料的名称与规格。

　　（2）仓库管理员需确认数量。

　　（3）品质部需确认品质检验并填写检测报告。

　　（4）检验合格后由采购员办理入库手续。

　　退还不合格品

　　对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。

　　品质纠纷处理

　　有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：

　　处置依据

　　以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。

　　采购物料退货与索赔

　　（1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购员。

　　（2）外联物料部经办人员通知供应商换货。

　　（3）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。

　　（4）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。